Akten

Akten - Unterlagen in der Buchführung, Quittungen und Belege

Akten sind alle anfallenden Schriftstücke im geschäftlichen Schriftverkehr. Dazu kommen Urkunden, Vollmachten, Steuerunterlagen, Amtsbescheide sowie alle Unterlagen in der Buchführung, also Quittungen und Belege, usw. Sie werden angelegt, um alle geschäftsrelevanten Vorgänge eines Unternehmens vollständig nachvollziehen zu können. Dies gilt für Schriftstücke im Posteingang und Ausgang (Korrespondenz), aber auch für interne Schriftstücke (Kundendaten, Bestandslisten, Buchführung).

Die Schriftstücke können in Papierform abgelegt werden, als elektronische Unterlagen zum Beispiel als Datei oder in beiden Formen, als Hybriden. Die Akten unterliegen laut HGB einer Aufbewahrungspflicht. Sie müssen daher jederzeit vorweisbar sein und ordentlich aufbewahrt werden. Die Aufbewahrung dient der Prüfbarkeit der Dokumente und Unterlagen. Sie müssen alle Akten aufbewahren, die buchführungspflichtig sind, auch nach Ende ihres Gewerbes.

Für die Schriftstücke bestehen Aufbewahrungsfristen von 2 Jahren, 6 Jahren und 10 Jahren nach HGB. Wer sich aus Leichtsinn oder Unwissenheit nicht daran hält, kann verschiedener Verstöße beschuldigt werden. Dazu gehören Steuerhinterziehung oder sogar Betrug.

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